Wyzwania związane z danymi podstawowymi i jak sobie z nimi poradzić?

Wyzwania związane z danymi podstawowymi
Każde przedsiębiorstwo gromadzi i przetwarza codziennie ogromne ilości danych. Dlatego niezwykle ważna jest dogłębna wiedza na temat architektury danych, ale też stosowanie specjalistycznych technik i rozwiązań IT, pozwalających integrować je i przetwarzać tak, aby spełniały wymagania biznesowe. Brak odpowiedniego zarządzania może przyczynić się do błędów, niespełnienia wymagań regulacyjnych, a w szczególnych przypadkach także do strat finansowych.
Jak więc zoptymalizować i usprawnić ich przepływ, który rzutuje na kondycję całej firmy?

Wyzwania związane z danymi, przed którymi stają firmy.

Powszechna digitalizacja otoczenia, w którym działają firmy, z jednej strony jest ogromnym ułatwieniem, ale staje się też wyzwaniem i swoistym katalizatorem zmian w firmie. Gromadzone i przetwarzane informacje w formie cyfrowej również muszą być odpowiednio zarządzane i archiwizowane. Ich wartość bowiem, jest porównywalna z innymi aktywami firmy i dlatego spójna i jednolita polityka zarządzania danymi podstawowymi jest nie tylko przejawem nowoczesności, ale staje się koniecznością, wobec potencjału, jaki niosą ze sobą dane podstawowe.

Szczególnie kłopotliwą sytuacją jest niespójność danych podstawowych pomiędzy oddziałami rozproszonej organizacji, operującymi z pozoru na tych samych danych. Kiedy firma korzysta z kilku baz czy tzw. silosów danych, poszczególne wersje danych podstawowych mogą się od siebie różnić. Często problemy tego typu pojawiają się też wtedy, gdy przedsiębiorstwo wykorzystuje różne aplikacje czy systemy IT. Takie warunki sprawiają, że obraz sytuacji w firmie staje się niespójny i niejednolity, czyli niezgodny ze stanem rzeczywistym. Przez to można podejmować nietrafione decyzje, źle dostosowywać strategię działania, a w efekcie doprowadzić do spowolnienia wzrostu lub nawet zmniejszenia zysków.

Dużym problemem jest także konieczność optymalizacji kosztów szybkiego wprowadzania produktów na rynek. Jeśli przedsiębiorstwo ma działać sprawnie, musi posiadać skuteczną strategię zarządzania danymi. Każdy błąd czy opóźnienie spowalnia prace i naraża na straty.

Przy tym oczywiście trzeba również pamiętać, że ręcznie wprowadzane dane często narażone są na  błędy. Nawet najbardziej uważny, ostrożny pracownik może się pomylić, a informacje tego typu są niezwykle cenne, nie tylko ze względów użytkowych/operacyjnych, ale też analitycznych. Analizując je można świadomiej zarządzać firmą, dlatego tym bardziej powinno się je odpowiednio weryfikować. W ten sposób można kontrolować ryzyko i szybko reagować na nieprawidłowości.

MDM jako sposób na kontrolę danych

Master Data Management (MDM, ang. Zarządzanie Danymi Podstawowymi) jest dyscypliną obejmującą narzędzia oraz procesy definiujące i zarządzające najważniejszymi zasobami w firmie. Zajmuje się tworzeniem ujednoliconych repozytoriów danych podstawowych, które pozwalają łatwiej nad nimi zapanować. W ten sposób informacje pozyskiwane, wykorzystywane i udostępniane wewnątrz oraz na zewnątrz przedsiębiorstwa zawsze są dokładne, kompletne i spójne.

Dane podstawowe to najważniejszy, najcenniejszy zasób informacji, w oparciu o który funkcjonują krytyczne procesy biznesowe firmy, jak np.: rejestracja kartotek klientów i zarządzanie relacjami z nimi. Zwykle są gromadzone w różnych oddzielnych aplikacjach i systemach, m.in. ERP, CRM czy Bussines Intelligence. Codziennie są przetwarzane przez wiele systemów i aplikacji oraz wykorzystywane do celów biznesowych przez wiele osób. W wyniku tego mogą łatwo ulegać różnym modyfikacjom, duplikacji itp. Wtedy znalezienie niezbędnego dokumentu czy odpowiedzi na nawet pozornie proste pytanie może być wyjątkowo trudne. Zadaniem systemu MDM jest budowanie oraz utrzymywanie repozytorium, które powala zachować pełną kontrolę nad rozproszonymi danymi podstawowymi.

Integruj dane z wielu źródeł - zapewnij skonsolidowane źródło danych podstawowych


Dlaczego warto wdrożyć MDM?

Wdrożenie systemu MDM w przedsiębiorstwie daje wiele wymiernych korzyści. Wprowadza tzw. Złoty Rekord – spójny, zintegrowany i zsynchronizowany zestaw danych podstawowych, który znacznie ułatwia codzienną pracę i dynamizuje funkcjonowanie firmy. Przede wszystkim zapewnia zintegrowany wgląd, co pozwala ujednolicić dane na temat m.in. produktów, materiałów, dostawców czy klientów. Dzięki niemu można również o wiele szybciej znaleźć konkretny dokument czy informację, bez potrzeby kilkustopniowej weryfikacji.  Przy tym ma się też pewność, że są zgodne z regulacjami AML i RODO.

Z pomocą MDM da się także lepiej zrozumieć swoich klientów. Gromadząc i porządkując dane o nich tworzy się profile usprawniające komunikację. W ten sposób synchronizuje się dane pozyskiwane z różnych kanałów, systemów i aplikacji. System MDM w efekcie wspiera procesy decyzyjne i relacje z kontrahentami, a także ma pozytywny wpływ na wizerunek firmy.

Jak wdrożyć system MDM?

Strategia odpowiedzialnego zarządzania danymi podstawowymi powinna być potraktowana jako zmiana wprowadzana na stałe. Wdrożenie systemu MDM zmienia funkcjonowanie całej firmy. Z tego względu najlepiej, by było przeprowadzone przez specjalistów. W procesie tym musi brać udział cały team. Kierownicy poszczególnych działów powinni aktywnie uczestniczyć w procedurze, zaś pracownicy – odbyć specjalne szkolenie w zakresie przetwarzania, przechowywania i uzyskiwania dostępu do danych.

MDM stanowi fundament inicjatyw zarządzania jakością danych. Jest czymś znacznie więcej niż tylko kolejnym, nowoczesnym narzędziem IT. Po jego zaadaptowaniu należy włączyć go do określonej strategii, łączącej się nie tylko z zagadnieniami technologicznymi, ale też stricte organizacyjnymi.

Master Data Management pozwala w pełni zapanować nad najważniejszymi danymi podstawowymi. Informacje wytwarzane, wykorzystywane i udostępniane przez przedsiębiorstwo powinny być zawsze prawdziwe, kompletne oraz aktualne. Dzięki temu zawsze można oferować usługi na najwyższym poziomie, a także osiągać lepsze wyniki biznesowe.